Tietosuojaseloste

Älä Unohda Minua ry:n kannatysyhdistyksen hakijarekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste (8.5.2018) perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja Henkilötietolakiin (523/1999).

1. Rekisterinpitäjä
   Rajatie 276 Nuijamaa
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
   Antti Aromaa
3. Rekisterin nimi
   Älä Unohda Minua ry:n yhdistyksen tieto rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
   Rekisteriä käytetään kannatusjäsenten hakemusten kirjaamiseen, mahdollisten aiempien hakemusten tarkistamiseen, päätösehdotusten valmisteluun ja myönnettyjen varsinaisten jäsenten ja kannatus rahojen seurantaan ja tilastointiin sekä vuosi kokous kutsun.
5. Rekisterin tietosisältö
   1. Kannatusyhdistys henkilöjäsenen tai yrityksen yhteystiedot: sukunimi, etunimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, henkilötunnus, yrityksen y-numero, sähköposti sekä mahdollisen yhteishenkilön yhteystiedot.
   2. Tiedot muista yhdistyksen jäsenistä
   3. Älä Unohda Minua Yhdistys ry arvio avun tarpeen ja kiireellisyyden sekä tuettavan tarpeen suuruuden, valvoo tuen perille menon.
   4. Myönnetty tuki ja sen kustannus.
   5. Älä Unohda Minua ry:llä on oikeus ottaa vastaan testamentit ja myös ne lahjoitukset jotka tarvitsevat viranomaisen vaatimat rahankeräysluvat. Nämä toteutetaan aina omana projektinaan ja hankitaan aina tapauskohtaisesti erikseen rahan keräyslupa.
   6. Poliisihallinnolta hankittava keräysnumero ilmoitetaan aina keräyksen yhteydessä.
   7. Älä Unohda Minua ry pitää rekisteriä myös ns. vastikkeellisen rahankeräykseen osallistuvista henkilöistä ja yrityksistä ja keräyksen vastikkeen määrästä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
   Kannatusyhdistyksen jäsenen tiedot saadaan hakijalta itseltään puhelimella, internet sivuilla olevalla hakulomakkeella tai sähköpostitse.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
   Yhdistys ei luovuta tietoja ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin käyttää apurahakohdetta hankittaessa ja perille toimittamisessa sekä mahdollisissa hakijatyytyväisyyteen liittyvissä tutkimuksissa. Tällaisissa tutkimuksissa käytetään erikseen sovittuja suojattuja internet yhteyksiä. Apurahan saajien tietoja voidaan heidän suostumuksellaan ja haluamassaan laajuudessa luovuttaa avun perille viemiseen yhteiskumppanin välityksellä. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle väärinkäytösten selvittämiseksi. Muille kolmansille osapuolille ei tietoja luovuteta.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
   Älä Unohda Minua ry ei luovuta tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Tietojen säilytysaika
   Rekisteriä käytetään apurahahakemusten hakuvälin seurantaan. Hakijan tunnistetiedot poistetaan automaattisesti 6 vuoden kuluttua hakupäivästä laskien.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
    Järjestelmän käyttöön ja muuttamiseen ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joiden työhön hakemusten käsittely kuuluu. Heitä sitoo vaitiolovelvollisuus. Kullakin käyttäjällä on oman käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja muilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa ja vartioidussa tilassa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain siihen oikeutetut henkilöt. Tietoja luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
11. Tarkastus- ja korjausoikeus
    Tukijalla on oikeus pyytää raportti itseään koskevista tiedoista ja pyytää tietojen korjaamista. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle, joka vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Tarvittaessa yhteyshenkilö pyytää lisätietoja, joilla asiakkaan henkilöllisyys varmistetaan.
12. Tietosuojaselosteen muuttaminen
    Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön tai yhteistyökumppaneiden muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.